Die Corona-Epidemie und das hiermit einhergehende Home-Office-Gebot war für Microsoft Teams der größte Erfolgsfaktor aller Zeiten. Während im November 2019 rund 20 Millionen täglich die Kollaborationssoftware MS Teams verwendeten, stiegen die Werte ab März 2020, also ab der gewissermaßen weltweit geltenden Verpflichtung oder Empfehlung zum Home-Office, konstant rasant an. Etwa ein Jahr danach im April 2021 verzeichnete die Software ganze 145 Millionen Nutzer täglich – ein wahrlich explosionsartiges Wachstum. Aber warum hat die Plattform eigentlich durch die Einführung des Home-Office so sehr Gewinn gemacht? Über welche Funktionen verfügt Teams? Und ist die Teamlösung überhaupt sicher?

Microsoft Teams ist eine Computersoftware, welche kleine wie auch große Personengruppen oder auch Bereiche dabei hilft, effizient und transparent im Team zusammenzuarbeiten. Das Programm ist demnach eine Gesprächs-, Arbeiten-, Besprechungs- und Termin-Plattform in einem. Sämtliche in MS Teams geteilten Informationen sind stets allen Teammitgliedern (gemäß deren Berechtigungen) bereit und lassen sich wesentlich verändern sowie im Sinn der Transparenz von jedem kommentieren. Mit Teams ist es möglich, miteinander im Team an Dokumenten zu arbeiten, Video- wie auch Telefonkonferenzen abzuhalten und zu chatten – ob 1:1 oder in Gruppen. Im Zuge dessen erläutert sich zudem, warum MS Teams im Verlauf der Corona-Pandemie sowie der hierdurch bedingten Tätigkeit aus dem Home-Office raus solcherart extremen Andrang an neuen Anwendern hatte: Die Lösung hat absolut alles, was man benötigt, um als Team digital an einem Strang ziehen zu können. Die 2017 herausgebrachte Software empfiehlt sich dabei im Übrigen für sämtliche Unternehmensgrößen – vom Kleinunternehmen über den Mittelstand bis hin zum Großkonzern, was ein weiterer Erfolgsfaktor dieses Kollaborationstools ist.

Microsoft Teams ist Bestandteil der Abos von Microsoft 365. Erhältlich ist MS Teams für Windows, macOS sowie Linux genauso wie iOS sowie Android – es funktioniert nämlich sowohl auf PCs als auch mittels mobiler App auf Smartphones und Tablets.

So funktioniert Teams – ein Blick hinter die Kulissen 

Die Bezeichnung der Software lässt es schon vermuten – Teams stehen bei der gleichnamigen Microsoft-Software eindeutig im Vordergrund. Diese Teams können Bereiche oder Projektteams sein, die lang, mittel- oder bloß spontan bestehen. Neben Teilnehmern aus dem individuellen Betrieb können zudem externe Personen Teil eines solchen Teams sein, wie Dienstleister, Partner oder auch Kunden. Des Weiteren können Gruppen, derart heißen solche Einheiten in Microsoft Teams, offen wie auch verschlossen sein – offenen Gruppen können alle beitreten, zu geschlossenen Gruppen bekommen Sie nur Zugang, wenn ein Benutzer der Gruppe Sie auffordert.

Neben Gruppen gibt es in Teams noch Kanäle – das sind die Orte, an denen Gruppen sich austauschen, Dokumente und Notizen speichern, Termine einrichten und vieles mehr. Innerhalb der Kanäle findet also im Grunde die tatsächliche Arbeit statt. Jeder Nutzer, der einen Kanal abonniert hat, wird automatisch über Neuigkeiten in diesem Kanal auf dem Laufenden gehalten. Nennt ein Anwender eine spezielle Person mit vorangestelltem @-Symbol („taggen“), wird diese obendrein zusätzlich benachrichtigt.

Um übergangslos mit den anderen Produkten der Microsoft-Familie agieren zu können, lassen sich in Teams Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Access mühelos einbinden. Die stufenlose Anbindung ist jedoch nicht nur an Programme aus der Microsoft-365-Welt möglich – auch externe Services wie YouTube, Wikipedia oder etwa Twitter können Sie in Teams einbinden, um nur manche der aktuell über 50 Apps und Konnektoren zu erwähnen.

Man kann also via Teams sämtliche Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und muss keinerlei Dokumente mehr hin- und herschicken, weil diese zentral an einer Arbeitsstelle für jeden zugänglich gespeichert sind. Als Ablageorte für Dokumente sind normalerweise SharePoint oder OneDrive, der Cloud-Speicher von Microsoft, möglich. Es lassen sich dennoch auch problemlos andere Cloud-Systeme wie Google Drive oder Dropbox nutzen als zentrale Speicherorte für die Dokumente, welche innerhalb der Teams-Anwendung gepostet und überarbeitet werden.

Obendrein zu den Kanälen gibt es Chats, in welchen sich zwei oder auch mehr Benutzer austauschen können. Weil sich Chats zudem mit Anhängen befüllen lassen, Sie Bilder senden und sogar Dringlichkeitsstufen auswählen können, macht ebendiese Chat-Besonderheit von Microsoft Teams interne E-Mails in Betrieben komplett unnötig.

Der in Teams integrierte Kalender macht es möglich, Termine, Besprechungen und Veranstaltungen im Auge zu bewahren und zu planen. Für bestmöglichen Komfort sind Outlook-sowie Teams-Agendas immer selbstständig synchron plus ein Einladen zu Teams-Konferenzen ist direkt aus Outlook raus durchführbar.

Mit ebenjener Kollaborationssoftware Teams lassen sich im Übrigen Video-Konferenzen festlegen und durchführen. Dabei ist selbstverständlich zudem ein Teilen des Displays möglich, ebenso wie Sie es vermutlich von Skype oder Zoom kennen. Genauso sind die Funktionen Chat, Handzeichen und solch eine Aufnahme des Calls möglich. Teams verfügt zudem über ein modernes Highlight: Es ist eine vollautomatische Transkription der Besprechung möglich.

Kleiner Tipp: Wenn Sie Teams bereits nutzen, geben Sie einmal „/wasistneu“ in Ihre Suchleiste ein – so sehen Sie die aktuellsten Veränderungen an der Software und können sich über neue Features innerhalb von Teams up to date halten.

Ist der Einsatz von Microsoft Teams in Unternehmen sicher?

Wenn in einer Computersoftware die gesamte firmeninterne Kommunikation plus Dateien unterschiedlichster Sorte, zudem mit sensiblen Informationen, geteilt und weiterverarbeitet werden, ist natürlich der Sicherheitsaspekt grundlegend offenzulegen. Gewiss ist Microsoft sich der Zuständigkeit bewusst und schützt deshalb alle in Teams eingelagerten Dateien mit ihrer hauseigenen, proprietären Festplattenverschlüsselungsmethode BitLocker. Außerdem kommt ein Distributed Key Manager zum Gebrauch, welcher dafür sorgt, dass bloß berechtigte Nutzer Zugriff auf den Schlüssel haben, welcher nötig ist, um die verschlüsselten Dokumente zu entschlüsseln.

Um die verlässliche Übermittlung der Informationen zwischen dem PC des Anwenders und dem Rechenzentrum zu gewährleisten, findet eine TLS- sowie SRTP-Verschlüsselung statt.

Um den strengen europäischen Vorgaben nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu berücksichtigen, löscht Microsoft alle personenbezogenen Informationen, welche ein Nutzer oder Administrator in Teams beseitigt hat, binnen 30 Tagen – und natürlich an allen Speicherorten. Ebenso bekommen Unternehmen die Möglichkeit, deren in Teams verwendeten Daten bei Bedarf bloß in Rechenzentren in Deutschland zu speichern.

Teams ist mit üblichen regulatorischen Sicherheitsstandards wie ISO 27001, ISO 27018 oder HIPAA Business konform. Um die Anforderungen zu erfüllen, verfügt diese Computersoftware zum Beispiel über die team- und organisationsweit im Active Directory konfigurierbare Zwei-Faktor-Authentifizierung plus Single Sign-On. Dadurch ist auch ein geschützter Einsatz von Teams auf den persönlichen mobilen Endgeräten der Nutzer möglich.

Wer ganz sichergehen will, kann ebenso eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams installieren. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass niemand – nicht mal Ordnungshüter oder Microsoft selbst – Zugang auf die in Teams gespeicherten Unternehmensdaten bekommt.

Wenn Sie Interesse haben, diese Verschlüsselung für Ihre Teams-Anwendung im Unternehmen umzusetzen, kontaktieren Sie uns gerne. Gleichermaßen unterstützen wir Sie selbstverständlich, wenn Sie Ihre Daten aus Teams in unser Bremer Rechenzentrum migrieren wollen.

Ihr Kontakt: André Bruns  +49 (421) 6 99 01-0

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