Die Computersoftware Microsoft PowerPoint ist für uns und viele Unternehmen die erste Wahl, wenn es ­ums Präsentieren geht. Mit ihr lassen sich beeindruckende Folienpräsentationen erstellen, die die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich ziehen und Informationen effektiv vermitteln. 2018 gaben in einer Studie die Mehrheit der über 1000 Befragten an, PowerPoint mehrmals pro Woche, Monat oder täglich zu benutzen (PowerPoint -Nutzungshäufigkeit bei der Arbeit in Deutschland 2018 | Statista). Da PowerPoint Bestandteil des M365 Abos ist, schauen wir uns das Programm für Sie in diesem Beitrag genau an und erklären, wie Sie professionelle Präsentationen erstellen. 

PowerPoint ist auf Windows und Mac-Betriebssystemen verfügbar, sowie als mobile App für Android und iOS. Neben Unternehmen nutzen es weltweit Schulen, Regierungsbehörden und weitere Organisationen.

Ein wenig Software-Geschichte:

Zwei Softwareentwickler, Bob Gaskins und Dennis Austin, entwickelten 1987 unter dem Firmennamen Forethought Inc. eine erste Ausführung der Software mit dem Namen „Presenter“. Diese war gedacht für den Apple Macintosh. Microsoft kaufte noch im selben Jahr die Firma für rund 14 Millionen Dollar (www.presentationworld.de) und schützte die Weiterentwicklung und die Vermarktung der Präsentationslösung. Erst drei Jahre später, im Mai 1990, erschien die erste Windows-Ausführung unter dem Namen PowerPoint. Das Präsentationsprogramm löste den Overhead-Projektor nach und nach ab. 
Trotz des langjährigen Marktführerdaseins erschienen mit der Zeit Konkurrenzprodukte. Die Präsentationssoftware Keynote von Apple ist seit 2003 verfügbar und zeichnet sich durch ihre Simplizität in der Bedienung aus. Das gebührenfreie Pendant zu PowerPoint ist das Programm Impress. Optisch und bedientechnisch ist es dem Microsoftprodukt sehr ähnlich, jedoch besitzt es lange nicht denselben Funktionsumfang.

Das Portfolio von PowerPoint – was kann die Software? 

Neben Word und Excel ist PowerPoint nicht nur im Geschäftsbereich eine der meistgenutzten Anwendungen, sondern auch im privaten Bereich. Dass man mit PowerPoint Präsentationen erstellen kann ist bekannt, doch welche Funktionen und Tools bietet das Programm dafür? Welche Funktionen sind möglicherweise besonders hilfreich, werden aber wenig genutzt, da sie den Benutzern unbekannt sind?

Genau wie in Word lassen sich statistische Ergebnisse aus Microsoft Excel in PowerPoint übertragen und als Diagramm oder Tabellen veranschaulichen. Hierfür bietet PowerPoint eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten an. Zum Beispiel Designvorschläge, für die aktuelle Folie mit Diagramm oder Tabelle. Aufwendiges Selbstkreieren der Tabelle kann man sich an dieser Stelle ersparen. 
Word kann Folien von PowerPoint einfach übernehmen und der Benutzer kann an dieser Stelle mit der Folie weiterarbeiten. Das zeigt wieder, genau wie bei den anderen Office-Anwendungen, wie gut sich die Programme miteinander verknüpfen lassen.

Eine weitere Besonderheit: Präsentationen lassen sich mitschneiden durch die
Aufzeichnungsfunktion. Besonders praktisch, wenn Zuschauer die Präsentation erneut ansehen wollen, sie
im Internet veröffentlich werden soll oder potenzielle Zuschauer nicht anwesend sein können.

PowerPoint ermöglicht es Benutzern auch, Präsentationen mit anderen Personen zu teilen. So kann gemeinsam in Echtzeit an ihnen gearbeitet werden. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn mehrere Personen an einer Präsentation arbeiten müssen oder wenn Benutzer Feedback und Änderungen von anderen erhalten möchten. PowerPoint enthält auch eine

Kommentarfunktion, mit der Benutzer Kommentare und Feedback direkt in die Präsentation einfügen können.

Fun Fact: Es gab nie eine Office-Version 13. Eine solche wurde aufgrund von Bedenken wegen Triskaidekaphobie, also der Angst von Menschen vor der Zahl 13, übersprungen (web.archive.org). Nach Version 12 (Microsoft Office 2007) kam Version 14 (Microsoft Office 2010).

Tipps für die perfekte PowerPoint Präsentation und ihre effiziente Erstellung

Auch wenn die Präsentation absolut perfekt designed ist, ist die Qualität zu einem großen Teil abhängig von dem Redner. Microsoft PowerPoint hilft dabei, Inhalte verständlich zu machen, zu veranschaulichen und spannend wiederzugeben, kann aber nicht schlechte Qualitäten eines Vortrags ausgleichen. Der Redner sollte über eine gute Rhetorik verfügen und auf keinen Fall nur die Inhalte von zu voll geschriebenen Folien ablesen. Für eine derart erfolgreiche Präsentation mit PowerPoint gibt es leider keine Universalanleitung. Das liegt daran, dass die Funktionen und Verwendungszwecke der Software so vielfältig sind. Dennoch verraten wir Ihnen nachfolgend Tipps, die Ihnen helfen Ihr Publikum zu begeistern und Ihnen wertvolle Zeit bei der Erstellung sparen.

1. Verwendung von Vorlagen: Microsoft bietet zahlreiche Motive und Designs an Vorlagen für die Folien einer gesamten Präsentation. Von dekorativ für spezielle Anlässe oder Geschäfte, z.B. für einen Blumenladen oder eine Oldtimerausstellung, ist alles dabei. Häufig sind in den Vorlagen beispielsweise Zeitachsen oder Infografiken bereits mit inbegriffen. Diese kann der Nutzer individuell anpassen. Der unschlagbare Vorteil hierbei ist, dass der Nutzer weder Zeit für die Idee eines Designs noch für den Aufbau der Folien und Layouts benötigt. Die Vielzahl an Folien, die zum Download bereitstehen können Sie sich hier ansehen.
2. Verwendung des Folienmasters: Mit dem Folienmaster lassen sich eigene Folienvorlagen für PowerPoint erstellen, die z. B. im Corporate Design des Betriebs gestaltet sind. Elemente wie das Unternehmenslogo sollen auf jeder Folie wiederkehren, das Design in den bestimmten Farben und Schriftarten erscheinen und einheitlich sein auf jeder Folie. Ist die Vorlage einmal entworfen, kann sie stetig wieder für PowerPoint-Präsentationen des Unternehmens verwendet werden.
3. Animationen & Effekte gezielt einsetzen: Statt schnell nur von einer zur nächsten Folie zu springen, kann man in PowerPoint zwischen unterschiedlichen Formen von Übergängen auswählen. Die Software bietet diverse unterschiedliche Übergänge an, ähnlich wie bei Videoschnittprogrammen. Jedes einzelne Objekt (Textzeile, Foto, Grafik, Überschrift, Tabelle usw.) kann animiert werden. Allerdings können zu viel Animation für eine chaotisch wirkende Präsentation sorgen. Daher gilt: Weniger ist mehr. Ein gezielt eingesetztes Vergrößern im genau geeigneten Zeitpunkt beispielsweise kann die Teilnehmer absolut faszinieren sowie den Blickpunkt der Konzentration ziemlich gezielt auf etwas lenken– ständig wechselnde Übergänge bei jeder Folie hingegen stören eher und wirken unseriös.
4. Große PowerPoint-Dateien komprimieren: Die PowerPoint-Dateien können ungeahnt sehr groß werden, da oft große Fotos und Grafiken oder sogar Videos eingefügt. Wenn man die Präsentation nun versenden will per E-Mail, oder in anderen Netzwerken teilen möchte, kann dies ein Problem darstellen. Die Lösung: PowerPoint-Dokumente können komprimiert werden, indem die Bilder, Videos und Audios komprimiert werden, oder die ppt.Datei in ein PDF-Dokument umgewandelt wird. Eine Anleitung dafür finden Sie hier.
5. Einen Presenter nutzen: Für gewöhnlich wird das Schalten auf die nächste Folie oder die nächste Animation mit der Maustaste oder Tastatur bedient. Soll die Präsentation allerdings lebhafter vorgestellt werden, oder die direkte Bedienung eines Computers ist aufgrund der Vortragsräumlichkeiten nicht gegeben, beispielweise auf einer großen Bühne, kann ein Presenter zum Einsatz kommen. Dabei handelt es sich um eine kleine Fernbedienung, mit der die Präsentationsschritte geschaltet werden können. Diese Fernbedienungen wirken sich meist positiv auf die Vortragsweise aus und sie sing sehr preiswert zu erwerben.
6. Schriftarten einbetten: Wird eine Präsentation an einem anderen PC geöffnet, kann es passieren, dass vieles verrutscht ist und die Schriftart durch ein Standard-Font ersetzt ist. Das liegt daran, dass eine benutzerdefinierte Schrift verwendet wurde und diese auf dem genutzten Gerät nicht heruntergeladen ist. Um das Problem zu lösen, ohne auf persönliche Fonts verzichten zu müssen, kann man die Schriftarten einbinden. Dazu geht man zu Datei > Optionen > Speichern und hakt hier die Auswahlmöglichkeit „Schriftarten in der Datei einbetten“ an, wählt darunter noch „Alle Zeichen einbetten“ aus und übernimmt die Änderungen mit einem Klick auf „OK“. So sieht die Präsentation auf jedem Rechner exakt so aus, wie sie am eigenen Rechner angefertigt wurde.

Zusammenfassend ist Microsoft PowerPoint eine leistungsstarke und vielseitige Anwendung, die es Benutzern ermöglicht, beeindruckende und effektive Präsentationen zu erstellen. Mit seinen zahlreichen Funktionen und Tools ist PowerPoint eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, Schulen, Lehrer und Einzelpersonen, die Präsentationen erstellen möchten, die ihre Zuhörer beeindrucken und informieren.

Wollen Sie PowerPoint in Ihrem Unternehmen noch effizienter einsetzen und professionellere Ergebnisse erzielen? Oder haben Sie Fragen zum Einsatz der Präsentationssoftware oder anderen Anwendungen des Office-Pakets? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Ihr Kontakt: Andre Bruns +49 (421) 6 99 01-0

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