In diesem Artikel führen wir unsere Vorstellung der Anwendungen von Microsoft 365 fort und werfen einen Blick auf das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word. Word ist ein Textverarbeitungsprogramm, das Millionen von Nutzern auf der ganzen Welt verwenden. Im Jahr 2020 hatte es in Deutschland einen Marktanteil von 85 % (Meistgenutzte Office-Software in Unternehmen in Deutschland 2020 | Statista). Warum das Programm so erfolgreich ist und wie man es effektiv nutzen kann erläutern wir in folgendem Beitrag.

Microsoft veröffentlichte das Programm Anfang der 90er Jahre, und es wird ständig weiterentwickelt. Das Einsatzgebiet ist reicht vom persönlichen bis in den geschäftlichen Bereich: Briefe, Berichte, wissenschaftliche Arbeiten, Lebensläufe, Bewerbungsunterlagen, Manuskripte, Protokolle und unzählige weitere Dokumente lassen sich mit Word erstellen. Hierfür stellt das leistungsfähige Programm zahlreiche Funktionen zur Verfügung, wie das Einfügen und Formatieren von Text, die Verwendung von verschiedensten Schriftarten und -größen, das Einfügen von Bildern und die Verwendung von Tabellen. Hinzu kommen Funktionen wie Rechtschreib- und Grammatikprüfung und vieles mehr.

Zusammenarbeit und Freigabe

Eine der nützlichsten Funktionen von Word ist die Möglichkeit, Dokumente mit anderen zu teilen, sodass mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können, ohne dass es zu Konflikten kommt. Änderungen können schnell und einfach zusammengeführt werden. Änderungen können schnell und einfach zusammengeführt werden, und Dokumente können in der Cloud gespeichert und für andere Personen freigegeben werden. Die Kommentarfunktion erlaubt es verschiedenen Benutzern, die Zugriff auf das jeweilige Dokument haben, präzises Feedback zu bestimmten Textstellen zu geben.
Bei der Teamarbeit an einem Dokument kann die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ unter dem Reiter „Überprüfen“ aktiviert oder deaktiviert werden. Alle Veränderungen am Dokument werden somit protokolliert. Die Schritte die von Teamkollegen bearbeitet und erledigt wurden, sind für jeden Nutzer ersichtlich. So weiß der aktive Nutzer beispielsweise welche Abschnitte der Mitarbeiter er Korrekturlesen kann, oder zu welchen er Feedback geben sollte.

Formatierung

Die Funktion zur Textformatierung ist eines der wichtigsten Werkzeuge. Nutzer können Schriftarten und -größen auswählen, Text fett oder kursiv machen, Unterstreichungen und Hervorhebungen hinzufügen und den Text in Spalten anordnen, um Inhalte effektiv darzustellen.
Mit Word können Nutzer Formatierungen bis in das kleinste Detail vornehmen. Randbreiten und -höhen, Absatz- und Zeilenabstände, Aufzählungen, Textausrichtung, Einzüge und vieles mehr lassen sich aufs Genaueste einstellen.
Soll es schnell und unkompliziert gehen bietet das Programm die Möglichkeit der automatischen Formatierung. Hierfür verfügt es über eine Vielzahl an Vorlagen und Designoptionen. Das Verwenden der vorformatierten Überschriften ermöglicht ein die Erstellung des automatischen Inhaltsverzeichnisses. Diese Möglichkeit besteht ebenfalls für das Abbildungsverzeichnis.

Bilder und Grafiken

Word ermöglicht es dem Benutzer, Bilder und Grafiken in Dokumente einzufügen. Bilder können aus der lokalen Festplatte oder aus dem Internet importiert werden und der Benutzer kann die Größe und Position des Bildes anpassen. Grafiken können verwendet werden, um Diagramme, Organigramme und andere visuelle Elemente zu erstellen.
Wählt man ein Diagramm aus, öffnet sich zusammen mit der Grafik eine Exceltabelle, in der man die Daten eingeben kann, die im Diagramm gezeigt werden. Verschiedene Farbvorlagen ermöglichen vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten des Diagramms. Natürlich können Diagramme die bspw. in Excel erstellt werden problemlos in eine Worddatei übertragen werden.

Tabellen

Die Gestaltung von Tabellen ist vielschichtig und außerdem unkompliziert umsetzbar. Der Benutzer kann beliebig viele Spalten und Zeilen auswählen oder später hinzufügen und entfernen. Ebenso wie in Excel können Rahmenlinien sichtbar, unsichtbar oder in bestimmten Farben ausgewählt werden. Außerdem gibt es Vorlagen für Tabellen, die optisch ansehnlich gestaltet sind. Tabellen aus Excel können über das einfache Copy-Paste Prinzip in ein Worddokument übertragen werden. Auch hier besteht die Möglichkeit sich zwischen verschiedenen Gestaltungsvorschlägen zu entscheiden.

Rechtschreib- und Grammatikprüfung

Ein besonders hilfreiches Werkzeug der Computersoftware ist die Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Das Programm erkennt sofort, wenn man sich vertippt und unterstreicht das Wort rot. Mit einem Klick auf das Wort schlägt Word sogar die korrekte Schreibweise vor. Und das ist noch nicht alles: Auch Grammatikfehler wie die inkorrekte Kommasetzung werden erkannt oder Groß- und Kleinschreibung. Diese werden blau unterstrichen.
Auch hier sind wir noch nicht am Ende der Möglichkeiten angelangt, was die Korrektur anbelangt: Es besteht die Möglichkeit, sich den Duden Korrektor als lokales Plugin in Microsoft Word zu installieren. Dieses kann man durch das gesamte geschriebene Dokument durchlaufen lassen; sorgfältig prüft es auf sämtliche Fehler, sei es Grammatik, zum Beispiel „falscher Fall“, Zeichensetzung, Groß- und Kleinschreiben, Rechtschreibung oder sogar Ausdruck – Der Dudenkorrektor erkennt nahezu jeden Fehler und ist daher zu empfehlen besonders für universitäre Arbeiten und Ähnliches.

Tipps für effizientes Arbeiten mit Microsoft Word

Damit Word für Sie besonders effizient in ihrem Arbeitsalltag nutzbar ist stellen wir Ihnen einige Tricks vor mit denen Sie enorm viel Zeit sparen können bei der Arbeit mit dem Textverarbeitungsprogramm.

1. Speichern: Es gibt nichts zermürbenderes als ein seitenlanges kurz vor der Fertigstellung stehendes Dokument, das droht einfach zu verschwinden, weil sich der Computer ausgerechnet jetzt noch aufhängt, weil es einen Stromausfall gibt oder der Laptop Akku leer ist. Zum Glück hat Microsoft für diesen Fall bereits die automatische Speicherfunktion entwickelt. Trotzdem sollten Sie darauf achten, dass ihr Dokument regelmäßig auf dem aktuellen Stand gespeichert wird. Ein Tipp, wenn Sie mehrere Worddokumente geöffnet haben: Die Shift-Taste gedrückt halten und „Datei“ öffnen. Durch die gedrückte Taste erscheinen hier nun die Möglichkeiten „Alles Schließen“ und „Alles Speicher“. Sie müssen nicht jedes Dokument einzeln speichern und schließen.
2. Shortcuts: STRG + C und STRG P (Copy und Paste) sind Ihnen mit Sicherheit geläufig. Von diesen Kombinationen gibt es noch mehr, die Ihnen Zeit einsparen können. Mit STRG + S speichern Sie Ihr Dokument auf einen Klick. Markieren Sie einen Absatz und drücken STRG + R oder STRG + L erscheint er links bzw. rechtsbündig. Mit STRG + Z machen Sie Ihre zuletzt ausgeführte Aktion rückgängig. Der Zeilen Abstand 1, 5 der am häufigsten genutzt wird lässt sich mit STRG + 5 einstellen.
   Tastenkombinationen können enorm viel Zeit einsparen. Eine Liste der in Word nutzbaren Shortcuts finden Sie hier.
3. Vorlagen: Fertige Layouts in über 40 Rubriken wie z. B. Flyer, Kalender, Lebensläufe, Einladungen und Businesspläne ersparen dem Nutzer eine Menge Aufwand. Eine solche Vorlage selbst zu erstellen, kostet viel Knowhow in dem verwendeten Textverarbeitungsprogramm und anderenfalls sehr viel Zeit und Nerven. Bei Word kein Problem: Einfach bei der Eröffnung eines Dokuments die passende Layoutvorlage auswählen.
4. Formatvorlagen: Äußerst praktisch bei längeren Dokumenten, im Unternehmensumfeld oder bei wissenschaftlichen Arbeiten. Unter der Verwendung von Formatvorlagen sind Schriftgrößen, -farben, Zeilenabstände und Zentrierung vorformatiert. So muss beispielsweise nur ausgewählt werden, dass es sich bei der entsprechenden Zeile um eine Überschrift handelt, und nicht jede Überschrift einzeln bearbeitet und genau eingestellt werden. Bei Dokumenten, die im Namen eines Unternehmens erstellt werden, ist es von Vorteil, um unkompliziert das Corporate Design einzuhalten und ein einheitliches Äußeres zu garantieren. Bei akademischen Arbeiten ist die Nutzung der Formatvorlagen ein absolutes Muss.
5. Blindtexte: Um verschiedene Layouts und Formatierungen auszuprobieren, bieten sich Blindtexte an. Sie werden anstelle des eigentlichen Textes eingefügt, um das Layout optisch prüfen zu können. Hierfür bietet Word eine hervorragende Möglichkeit, die einem das aufwendige Suchen, Kopieren und Einfügen von Blindtexten erspart: Geben Sie am Anfang einer Zeile „=rand (2, 4)“ ein, und Sie erhalten sofort einen Blindtext, in diesem Fall aus zwei Absätzen die jeweils vier Sätze enthalten. Die Länge der Texte bestimmen Sie anhand der in Klammern stehenden Zahlen. Die erste Zahl steht für die Menge der Absätze, die zweite für die Menge der Sätze pro Absatz. So erhalten Sie innerhalb von wenigen Sekunden einen füllenden Blindtext.
6. Cursor Position: Eine tolle hilfreiche Funktion in Word, vor allem für das Arbeiten an mehrseitigen Dokumenten. Die letzten vier Cursor-Positionen speichert das Programm automatisch. Indem Sie die Shift-Taste und F5 drücken, gelangen Sie zu diesen Positionen. Sehr hilfreich, wenn man zu einer der zuletzt bearbeiteten Stellen zurückkehren möchte, ohne langes Suchen.

Die Computersoftware Word ist nicht nur für das Betriebssystem Windows, sondern auch für macOs verfügbar. Apps für Android, iOS und Windows Phone sind ebenfalls erhältlich
Natürlich ist Word nicht das einzige Programm, das sich zur Textverarbeitung eignet. Folgende Alternativen bieten sich ebenfalls an: Pages von Apple, Textmaker aus der Softmarker-Office-Suite, der kostenlose OpenOffice Writer von Apache, oder der LibreOffice Writer.

Dennoch lautet unsere erste Empfehlung für ein Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word. Nicht zuletzt aufgrund der Integration der Software in das Microsoft 365 Paket. Mit der Abo Version haben Sie als Nutzer stets Zugang zu den neuesten Versionen von Word, Excel, PowerPoint und anderen Office-Anwendungen. Außerdem können Sie die äußerst nützlichen Funktionen des Online-Speichers und der Zusammenarbeitstools nutzen. Sie und Ihre Mitarbeiter können von jedem Ort aus auf Dokumente zugreifen und gemeinsam an Projekten arbeiten. Besonders für remote und Homeoffice ist dies ein entscheidender Vorteil.

Möchten auch Sie Ihre Mitarbeiter in der Nutzung von Microsoft Word und anderen Officeanwendungen schulen? Haben Sie Fragen zu den Produkten, der Abo-Version oder Einführung von M365? Sprechen Sie uns gerne an!

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