Das Tabellenkalkulationsprogramm ist vermutlich für kaum jemanden unbekannt, der schon einmal mit einem Computer gearbeitet hat. Da auch wir die Nutzung von M365 unseren Kunden ans Herz legen und Sie hierbei unterstützen, möchten wir auf seine Anwendungen für Sie genauer eingehen. Im folgenden Artikel erfahren Sie, zu was die Allround-Talent-Software Excel in der Lage ist, und wie Sie die Fähigkeiten des Programms ausschöpfen.

Excel selbst ist weit verbreitet und bekannt, doch ein Großteil der User kennt tatsächlich nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten, die es zu bieten hat. Excel ist zu erheblich mehr in der Lage, als lediglich Tabellen zu erstellen. Wer hiervon bereits gehört hat, hat mit Sicherheit Respekt davor, die vollständige Nutzung des Programms zu erlernen, denn genauso häufig hört man, wie kompliziert die richtige Bedienung sein soll. Hier können wir Sie beruhigen – nicht jeder der Excel nutzen möchte, muss zum Excel-Experten werden. Das Programm bietet allerlei Funktionen, die einfach anzuwenden sind und großen Nutzen erzielen.

Das Portfolio – Welche Fähigkeiten hat Microsoft Excel?

Natürlich besteht der zu Grunde liegende Nutzen darin Tabellen zu erstellen. Unmengen an Daten können mit Excel verzeichnet, gespeichert und strukturiert dargestellt werden. Auch gestalterisch hat das Programm zu diesem Zweck einiges zu bieten. Zellen, Spalten, Zeilen können gefärbt werden, Schriftarten ausgewählt Rahmenlinien individuell gestaltet werden und vieles mehr. Dafür hat das Programm auch diverse Vorlagen zur Auswahl, sodass die Gestaltungsarbeit entfällt.

Geht man einen Schritt weiter und nutzt das Programm nicht nur zur reinen Datenerfassung wird es spannend. Beispielsweise ermöglicht es mit den eingegebenen Daten umfangreiche Berechnungen. Für einfache Berechnungen reicht schon die Benutzung des Gleichheitszeichens, mathematischer Symbole und die Benennung einzelner Zellen. So können z. B. mehrere Zellen zu einer Summe addiert werden. Natürlich kann hier in die Tiefe gegangen werden, komplizierte Berechnungen mit Bezügen zu allen erfassten Daten hergestellt werden und mehr. Excel bietet eine Vielzahl an integrierten Funktionen und Formeln für komplexe Berechnungen.

Außerdem enthält die Software Tools wie Pivot-Tabellen für die Datenanalyse. Mit diesen interaktiven Tabellen ist es Usern möglich, große Mengen an Daten zu aggregieren, zu gruppieren und zu analysieren. Benutzer können schnell eine Übersicht über ihre Daten erhalten, um sie zu gruppieren und zu berechnen. Die Ergebnisse werden in einer tabellarischen Form dargestellt, die sich mithilfe von Filtern, Sortierungen und Berechnungen einfach anpassen lässt. Pivot-Tabellen sind ein mächtiges Werkzeug für die Datenanalyse, das Zeit und Mühe spart, da es die manuelle Auswertung von Daten vereinfacht.

Unkompliziert ist die Erstellung von Diagrammen. Excel ist in der Lage die eingegebenen Daten in verschiedene Diagramme und Grafiken umzuwandeln. Dabei kann zwischen vielen Diagrammtypen gewählt werden und das farbliche Design bestimmt werden.

Weiterhin besitzt das Programm verschiedene Datumsfunktionen z. B. für das kaufmännische Jahr oder statistische Aufzählungen. Sucht man unter „weitere Vorlagen“ nach dem Wort „Kalender“ erhält man zahlreiche kostenlose Kalendervorlagen.

Dies ist nur ein Auszug aus den Möglichkeiten die Excel zu bieten hat. Seit über 30 Jahren wird die Software genutzt und weiterentwickelt. Daher wundert es nicht, dass es das am meisten verbreitete Tabellenkalkulationsprogramm ist. Neben dem E-Mail-Programm Outlook und Microsoft Teams zählt es zusammen mit Microsoft Word und PowerPoint zu den Produkten des Microsoft 365 Pakets. Die Programme zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationserstellung ergänzen sich optimal. Texte, Tabellen und Grafiken können von einem Programm ins andere übertragen werden. Dabei können User auswählen, ob das Design beibehalten wird oder ein anderes genutzt oder erstellt wird.

Microsoft 365 und damit auch Excel sind nicht nur für Windows verfügbar, sondern auch für macOS und als App für Smartphones und Tablets, z. B. für Andoid, iOS oder Windows Phone.

Dabei bleibt die Benutzeroberfläche stets benutzerfreundlich und ist auch für Anfänger leicht zu verstehen.

Wo wird Excel genutzt?

Excel lohnt sich für nahezu jede Abteilung und jedes Unternehmen. Angefangen bei To-Do-Listen bis hin zum Projektmanagement. Gestalten Sie To-Do-Listen mit mehreren Kategorien wie Datum der Erstellung oder Fertigstellung, Prioritätenreihenfolge und Zuständigkeiten. Erstellen Sie Zeitpläne, um verschiedene Phasen eines Projekts zu veranschaulichen oder einen Schichtplan.

Ebenso bestens geeignet ist Excel für Kalkulationen, Planung von Darlehen und Leasing, Übersichten über die persönliche oder geschäftliche Liquidität (Kontostand und Kontobewegungen), für die Geschäftsplanung oder die gesamte Finanzplanung eines Unternehmens. Ein Start-up kann hiermit hervorragend seine Jahresplanung für die ersten Geschäftsjahre erstellen, um sie einem Kreditgeber vorzustellen. Excel eignet sich für jegliche Art von Kostenrechnungen.

In der Buchhaltung dürfte das Kalkulationsprogramm weit verbreitet sein. Einnahmenüberschussrechnungen und doppelte Buchführung lassen sich hier optimal darstellen.

Tatsächlich können mit Excel sogar individuelle Funktionen programmiert werden. Wiederkehrende Aufgaben können mithilfe von Makros aufgezeichnet und automatisiert werden.

Unser Fazit über die Software der unendlichen Möglichkeiten

Schon in der Berufsausbildung, im Studium, auf Fortbildungen und Schulungen nimmt das Kalkulationsprogramm oft großen Raum auf dem Lehrplan ein – zu Recht. Wer heute mit einem Computer arbeitet, sei es in der Buchhaltung, im Vertrieb, im Marketing oder im mittleren bis gehobenen Management sollte mit dem erfolgreichen Programm vertraut sein. Kaum ein Kalkulationsprogramm lässt sich vielseitiger und vielschichtiger einsetzen als Microsoft Excel. Die Integration des Programms in das Microsoft Office Paket macht die Nutzung der in Excel erfassten Daten für M365 User effizient und einfach. Außerdem kann Excel problemlos mit mehreren Personen geteilt und bearbeitet werden. Das ist ebenfalls ein großer Vorteil für die effiziente Teamarbeit.

Da auch wir beste Erfahrungen mit der Nutzung von Excel in Kombination mit Microsoft 365 machen, empfehlen wir die Software und das Office Paket gern an unsere Kunden weiter. Zu unseren Leistungen gehört der Migrationsprozess zu M365 sowie die Unterstützung bei der Nutzung Ihres Office Pakets und Support.

Sind auch Sie interessiert an der Migration zu M365, haben Fragen zu Excel oder anderen Programmen des Microsoft Pakets oder benötigen Unterstützung oder Schulungen, kontaktieren Sie uns gerne.

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