Der demografische Wandel hat erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen. Durch ihn entstehen Probleme wie der Mangel an Fachkräften und Nachwuchskräften, oder der Verlust von Wissen, zum Beispiel durch hohe Fluktuation in Unternehmen oder das altersbedingte Ausscheiden vieler Arbeitnehmer. Davon betroffen ist das wertvolle IT-Wissen, das in vielen Fällen auch noch unterschiedlich gelagert ist: in Datenbanken, E-Mails, im Gedächtnis der Mitarbeiter und an weiteren Orten. Das IT-Wissen ist mit wachsender Digitalisierung eines der wertvollsten Güter eines Unternehmens. Um den Verlust dieses Wissens zu verhindern, ist es wichtig, ein gutes IT-Wissensmanagement zu haben. Was genau das bedeutet und welche Leistungen Sie in Anspruch nehmen können, erfahren Sie in folgendem Artikel.

Die Studie „Arbeitslandschaft 2025“ des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos im Auftrag der Vereinigung der Bayrischen Wirtschaft ergab, dass im Jahr 2025 ein Defizit von 2,9 Millionen Erwerbstätigen am Berufsmarkt in Deutschland bestehen wird, hauptsächlich soll es sich um Fachkräfte handeln.

In Anbetracht des erheblichen Fachkräftemangels ist es besonders wichtig für Unternehmen, das IT-Wissen in einem agilen IT-Wissensmangement zu erfassen und seine Mitarbeiter darin regelmäßig zu schulen.

Begriffsdefinition

„IT-Wissensmanagement“ bezeichnet die Optimierung der Nutzung, Speicherung, Weitergabe und des Erwerbs von IT-Wissen.
Unterschieden wird zwischen implizitem und explizitem Wissen:

Das implizite Wissen wird ausschließlich im Gedächtnis von Personen gelagert, da es aus ihren Erfahrungen resultiert. Das können zum Beispiel kognitive Fähigkeiten, Erfahrungswerte für den Umgang mit Konzepten oder Fertigkeiten sein. Gerade dieses Wissen bietet Unternehmen große Wettbewerbsvorteile. Es ist jedoch deutlich schwerer zu übertragen und nutzbar zu machen als das explizite Wissen.

Dabei handelt es sich um Wissen, das dokumentiert wurde und somit weitergegeben werden kann. Beispielsweise zu finden in Berichten, Protokollen oder Anweisungen.

Aufgrund der beiden Wissensarten gibt es im Wissensmanagement zwei verschiedene Ansätze:

• Die People-to-People-Strategie beschäftigt sich mit dem impliziten Wissen. Hier wird die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und in Netzwerken unterstützt und gefördert. Denn nur durch Interaktion zwischen Personen kann das implizite (Experten-)Wissen weitergegeben werden.
• Die People-to-Document-Strategie beschäftigt sich mit dem expliziten Wissen. In der Strategie geht es darum, Wissen bereitzustellen beispielsweise in Informationssystemen. Hier kann Wissen gesammelt und strukturiert werden und ist schnell auffindbar.

Welche Fähigkeiten sollte ein IT-Wissensmanagementsystem haben?

Ein IT-Wissensmanagementsystem hat heute deutlich mehr Aufgaben zu erfüllen als eines der ersten Generation, als die globale Vernetzung und die Digitalisierung noch nicht weit fortgeschritten waren. Um erfolgreich zu bleiben und im Wettbewerb zu bestehen, müssen die Methoden die Unternehmen für ihr Wissensmanagement nutzen agil sein, damit sie sich schnell an dynamische Veränderungen und Fortschritte der Digitalisierung anpassen können.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die Kernaufgaben des Wissensmanagements vor:

• Das Wissen muss identifiziert und klar gegliedert aufgestellt werden, um einen schnellen Zugriff zu ermöglichen.
• Um einen Wettbewerbsvorteil zu erschaffen, ist es notwendig, selbst IT-Wissen zu entwickeln innerhalb des Unternehmens. So entsteht individuelles Wissen.
• Gleichzeitig sollte neues IT-Wissen nicht ausschließlich unternehmensintern entwickelt werden, sondern auch extern beschaffen werden. Zum Beispiel durch eine anhaltende Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister, wodurch ein jederzeit möglicher Zugriff auf das Wissen von Fachkräften besteht.
• Das IT-Wissen muss im Unternehmen verteilt werden. Dies gelingt mit der Nutzung eines Intranets, in dem sich Mitarbeiter vernetzen und austauschen. Durch Teamchats oder digitale Videokonferenzen, zum Beispiel im Rahmen von Projekten, kann sich IT-Wissen auch über Abteilungsgrenzen hinweg verbreiten.
• Bereits vorhandenes Wissen sollte ideal genutzt werden, um Prozesse zu optimieren und Ressourcen, wenn möglich zu reduzieren.
• Ein wichtiger zentraler Bestandteil des IT-Wissensmanagementsystems ist die Speicherung und Lagerung des IT-Wissens. Hierbei müssen neben der einfachen Speicherung weitere Aufgaben erfüllt werden, wie die stetige Aktualisierung des Wissens, die sichere Lagerung über mehrere Jahre, der Schutz vor Datenverlust und Angriffen auf das System.
• Des Weiteren wird das IT-Wissen bewertet in Hinblick auf seine Qualität und damit auch auf die Notwendigkeit seiner Lagerung.

Das bekannteste Modell des Wissensmanagements nach Nonaka und Takeuchi besagt, dass sich unternehmensweites Wissen erst als Resultat aus kontinuierlichem Austausch zwischen implizitem und explizitem Wissen manifestieren kann. Es geht also nicht um eine rein objektive Informationsübermittlung, sondern subjektive Vorstellungen und Erfahrungen der Mitarbeiter müssen in den Prozess der Informationsverarbeitung mit einfließen.

Um Ihr eigenes IT-Wissensmanagementsystem zu optimieren, können Sie Ihr Unternehmen an folgenden Punkten überprüfen:

• optimale Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern abteilungsübergreifend, aber auch innerhalb eines Teams (Social Software)
• stetige Dokumentation des Wissens und der Kenntnisse aller Mitarbeiter sowie von Erfolgen und Misserfolgen
• bei Problemen innerhalb der IT: Strategie zur schnellen Lösungsfindung
• Frühwarnsystem bei möglichen Gefährdungen für das Wissensmanagementsystem
• steigende Qualität sowohl beim Kundenservice als auch bei IT-Produkten
• schnelle Verbreitung von IT-Expertenwissen
• Arbeiten werden nicht mehrfach ausgeführt aufgrund der schnellen Zugriffsmöglichkeiten auf Informationen

Fazit: Ein gutes IT-Wissensmanagement spiegelt sich im Erfolg des Unternehmens wider!

Betrachtet man den Schwund des IT-Wissens in Unternehmen ohne Wissensmanagement, wird schnell deutlich, wie sinnvoll eine ausgereifte IT-Wissensmanagementstrategie ist. Die meisten Arbeitsplätze der Mitarbeiter sind heute digital. Mit dem digitalen Arbeitsplatz wird ein Ziel verfolgt, welches nur mit einem guten IT-Wissensmanagement zu erreichen ist: die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person!
Dies gelingt nur, wenn das implizite Wissen eines jeden einzelnen Mitarbeiters für das gesamte Unternehmen nutzbar gemacht wird. Die Kommunikation Ihrer Mitarbeiter ist hierfür das wichtigste Mittel und sollte unbedingt gefördert werden. Besonders mittelständische Unternehmen sind abhängig von dem Wissen und den Fähigkeiten Einzelner.

Wenn auch Sie funktionierende und leistungsstarke Tools nutzen wollen, um IT-Wissensverlust in ihrem Unternehmen zu verhindern, oder wenn Sie Fragen haben, rund um das Thema IT-Wissensmanagement, kontaktieren Sie uns gerne!

Ihr Kontakt: Andre Bruns  +49 (421) 6 99 01-0

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